A pontos könyvelés és a betartott határidők alapkövetelmények. Egy növekvő cég vezetőjének azonban ennél többre van szüksége: időben érkező információra, érthető számokra és valakire, aki szól, ha valamit érdemes másképp csinálni.
Egy 200–600 millió forintos árbevételű cégben hétről hétre születnek olyan döntések, amelyeknek számviteli vagy adózási következménye van: szerződés, beruházás, új munkatárs, új partner. A kérdés ezért nem csak az, hogy „rendben van-e a könyvelésünk?”, hanem az is, hogy megkapjuk-e azt az információt, amelyre a döntéseinkhez szükségünk van. Öt dolgot érdemes elvárni.
Mit kellene kapnia egy cégvezetőnek a könyvelőjétől a havi könyvelésen kívül?
1. Jelezzen előre, ne csak utólag számoljon be
A könyvelés a múltat dolgozza fel, a jó könyvelői kapcsolat viszont előre is néz. Nem mindegy, hogy a vezető azt hallja: „ennyi adót kell fizetni”, vagy azt: „ha ez a tendencia folytatódik, ekkora lesz a kötelezettség, erre érdemes előre készülni”.
Ugyanez igaz a jogszabályváltozásokra. Az ügyvezetőt nem a paragrafusok érdeklik, hanem három kérdés: érinti ez a cégemet, ha igen, mi változik, és van-e teendőm?
Az adózási lehetőségről, kedvezményről, új kötelezettségről, határidőről vagy kockázatos gyakorlatról akkor kell értesülnie, amikor még dönthet, nem egy NAV-ellenőrzéskor vagy hónapokkal később. A döntés a vezetőé. A könyvelő dolga, hogy időben megadja hozzá a releváns számviteli és adózási információt.
2. Beszéljen érthetően a számokról
Az ügyvezetőnek nem főkönyvi kivonatra van szüksége, hanem információra. A kérdései általában egyszerűek:
- Hogyan állunk, és mi változott az előző időszakhoz képest?
- Miért változott?
- Mekkora kötelezettséggel számoljunk?
- Megengedhetünk-e magunknak egy beruházást vagy nagyobb kiadást?
Nem mindegyikre ad választ a könyvelés önmagában. Egy részükhöz pénzügyi terv, cash-flow-tervezés vagy controlling is kell. A könyvelőnek azonban abban segítenie kell, hogy a rendelkezésre álló adatokból a vezető számára is értelmezhető információ legyen.
3. Ismerje a céget, és kérdezzen
A könyvelési kapcsolat értéke idővel nő. A könyvelő megtanulja, miből él a cég, milyen költségek jellemzőek, kik a fontos partnerek és mi ismétlődik rendszeresen. Ettől tűnik fel neki, ha valami szokatlan. Ezért érdemes kijelölt, személyes kapcsolattartót kérni.
A jó könyvelő kérdez is. Egy szokatlan számla, új partner vagy szerződés esetén tudnia kell, mi van mögötte. Ez nem kellemetlenség, hanem annak jele, hogy nem gépiesen dolgozza fel a bizonylatokat.
4. Segítsen a hatósági ügyekben
A NAV megkeresése önmagában nem probléma. Az számít, hogy a cég tudja-e, mit kér a hatóság, megvannak-e a dokumentumai, betartja-e a határidőt, szakmailag megfelelő választ ad-e, és szükség esetén kap-e képviseletet. A cégvezetőnek komoly érték, ha ilyenkor nem neki kell kitalálnia, hogy „most mit csináljunk”.
5. Mondja meg, ha valamit érdemes másképp csinálni
A könyvelő a cég működésének olyan részét látja rendszeresen, amelyet kevés külső partner. Észrevehet olyan megoldást, amely jogszerű ugyan, de felesleges bonyolult, adminisztratív terhet okoz, rosszul dokumentált vagy kockázatos. Ilyenkor az a jó mondat: „Ezt most így csináljuk, de van egy jobb megoldás. Beszéljük át.”
Hol ér véget a könyvelő feladata?
A könyvelő nem ügyvezető, nem pénzügyi igazgató és nem jogász, az üzleti döntéseket pedig nem ő hozza. A jó együttműködéshez ezért világosan meghatározott szolgáltatási kör kell: az ügyfél tudja, mit kap, a könyvelő tudja, miért felel. Ha egy kérdés túlmutat a könyvelésen, a jó könyvelő ezt jelzi, és megmondja, kihez érdemes fordulni.
Hat kérdés, amit évente érdemes feltenni
- Időben kapunk információt, vagy többnyire utólag?
- Kapunk jelzést a minket érintő adózási változásokról és lehetőségekről?
- Kapunk a vezetés számára használható információt a könyvelésből?
- Tudjuk, kit hívjunk, és ismeri-e a kapcsolattartónk a cégünket?
- Tudjuk, mit kell tennünk, ha megkeres a NAV?
- Javasolt már a könyvelőnk egyszerűbb, olcsóbb vagy biztonságosabb megoldást?
Ha a többségre igen a válasz, valószínűleg jól működik a kapcsolat. Ha több kérdésnél bizonytalan, nem feltétlenül kell új könyvelő, de érdemes beszélni arról, hogyan lehetne fejleszteni az együttműködést. Arról, hogy ki helyettesíti a kapcsolattartót, van-e mögötte szakmai háttér, és lépést tartanak-e a folyamatok a céggel, a „7 jel, hogy a cége kinőtte a jelenlegi könyvelési megoldását” című cikkünkben írunk.
A jó könyvelés eredménye: kevesebb meglepetés
A pontosság és a jogszabályi megfelelés alapkövetelmény. Cégvezetői szemmel van egy további mérce: milyen gyakran ér olyan számviteli vagy adózási meglepetés, amelyről korábban is tudhattunk volna? A jó könyvelő nem szünteti meg az üzleti kockázatokat, de segít, hogy a vezető akkor kapjon információt, amikor még lehet dönteni és cselekedni.
Mit jelent ez az Adószabászatnál?
Nálunk a könyvelés nem ér véget a bizonylatok feldolgozásánál és a bevallásoknál. Ügyfeleink kijelölt kapcsolattartóval dolgoznak, aki mögött többfős szakmai szervezet áll. Az adótanácsadói háttér segít abban, hogy az adózási változásokra, lehetőségekre és kockázatokra proaktívan felhívjuk a figyelmet. Az adótanácsadást nem önálló szolgáltatásként értékesítjük: a könyvelési ügyfél szükség esetén ezt a hátteret is megkapja.
Elsősorban 200–600 millió forintos éves árbevételű szolgáltató és specializált nagykereskedelmi vállalkozásokkal dolgozunk.
Kíváncsi rá, mit nyújt a jelenlegi könyvelési szolgáltatása, és mit érdemes még elvárni tőle? Kérjen egy első egyeztetést.
