Ami 50–100 millió forintos árbevételnél tökéletesen működött, az 300–500 milliónál már kevés lehet, anélkül, hogy bárki rosszul végezné a munkáját. Hét jel segít eldönteni, hogy a cége még jó helyen van-e.
A növekedéssel több lesz a bizonylat, az alkalmazott, a szerződés, az adózási kérdés és a vezetői döntés. Ilyenkor már nemcsak a pontosság számít, hanem az is, hogy a könyvelő elérhető, időben jelez, és szükség esetén másokra is támaszkodhat.
1. Minden egyetlen emberen múlik
Egy kisebb vállalkozásnál teljesen jól működhet az a modell, hogy egy könyvelő gyakorlatilag mindent tud és mindent intéz. A cég növekedésével azonban ez egyre nagyobb működési kockázatot jelenthet. Mi történik, ha szabadságon van, megbetegszik, túlterhelt, vagy olyan kérdés merül fel, amely kívül esik a szakterületén?
Egy bizonyos cégméret fölött már nemcsak az számít, hogy ki a könyvelőnk, hanem az is, hogy milyen szervezet áll mögötte. Az ideális helyzet a kettő kombinációja: legyen egy olyan kapcsolattartó, aki valóban ismeri a céget, és legyen mögötte szervezet, hogy a szolgáltatás folyamatossága ne kizárólag rajta múljon.
2. A problémákról rendszeresen utólag értesül
A jó döntések feltétele a zökkenőmentes együttműködés. Ott, ahol a bizonylatok, a szerződések és a fontosabb információk időben és rendszeresen eljutnak a könyvelőhöz, a könyvelő is időben tud jelezni. Ilyenkor a két fél munkája összeér, és a kellemetlen meglepetések nagy része elkerülhető.
Figyelmeztető jel lehet azonban, ha az ügyvezető gyakran a következő mondatokkal szembesül: „Ezt már korábban kellett volna…”, „Erre most már nem tudunk hatni”, „Ha ezt előre tudjuk, másképp lehetett volna megoldani.”
Egy vállalkozás növekedésével egyre fontosabbá válik, hogy a könyvelő ne csak feldolgozza a már megtörtént gazdasági eseményeket, hanem időben jelezze azokat a számviteli és adózási kérdéseket, amelyekben a vezetésnek még van döntési lehetősége.
3. Nem kap használható vezetői információt
A bevallások elkészülnek, a beszámoló is, a NAV felé minden rendben. Ez alapvető, de egy növekvő cégnek többre van szüksége: hogyan változik az eredmény, hogyan alakulnak a költségek, mekkora kötelezettségek várhatók.
Nem minden cégnek kell havi controlling vagy vezetői dashboard. De ha az egyetlen érdemi információ a könyvelésből az, hogy mennyi áfát kell fizetni, érdemes megnézni, elég-e ez még a cég méretéhez.
A 2. és 3. jelről, vagyis arról, mit kell kapnia a vezetőnek a könyvelőjétől, részletesen a „Mit kellene kapnia egy cégvezetőnek a könyvelőjétől a havi könyvelésen kívül?” cikkünkben írunk.
4. Nehéz elérni, amikor valóban szükség lenne rá
Nem az a cél, hogy a könyvelő a nap 24 órájában válaszoljon. De egy több százmilliós cégben rendszeresen vannak kérdések, amelyekre ésszerű időn belül választ kell kapni: szerződéskötés vagy beruházás előtt, finanszírozási kérdésnél, hatósági megkereséskor, tulajdonosi döntések előtt.
Ha a vezetés már azért sem vonja be a könyvelőt, mert úgy érzi, „úgysem érjük el időben”, a kapcsolat elveszíti tanácsadói értékének nagy részét.
5. A könyvelő csak azt tudja megoldani, amit személyesen ő tud
A növekedéssel megjelennek a speciális adózási kérdések, a munkajogi és bérügyi problémák, az összetett áfaügyletek, a finanszírozási konstrukciók, a tulajdonosi változások, a hatósági eljárások és a könyvvizsgálattal kapcsolatos kérdések is.
Nem reális elvárás, hogy egyetlen könyvelő minden terület szakértője legyen. Sőt, sokszor éppen az a professzionális hozzáállás, ha tudja, mikor kell más szakembert bevonni.
Egy nagyobb vállalkozás számára ezért egyre értékesebbé válik az a könyvelési háttér, ahol a kapcsolattartó mögött további könyvelők, bérszámfejtők, adótanácsadó vagy más szakértők is rendelkezésre állnak.
6. A cég fejlődött, a könyvelési folyamat nem
Ez a legkevésbé látványos jel. A cég megduplázta az árbevételét, 5 helyett 25 embert foglalkoztat, ezer számra kezeli a bizonylatokat, új telephelyet vagy üzletágat indított, külföldi partnerekkel dolgozik, új számlázó- vagy vállalatirányítási rendszert vezetett be. A könyvelési együttműködés viszont ugyanúgy megy, mint tíz éve: ugyanaz az adatátadási módszer, ugyanazok a manuális folyamatok, ugyanaz az információszolgáltatás.
Ilyenkor nem feltétlenül hibás a könyvelés. Egyszerűen a cég kinőtte azt a működési modellt, amely korábban megfelelt.
7. Ön alkalmazkodik a könyveléshez, nem a könyvelés a céghez
Természetesen az ügyfélnek is vannak kötelezettségei: időben át kell adnia az adatokat, be kell tartania a folyamatokat, és biztosítania kell a könyveléshez szükséges információkat.
De érdemes felfigyelni arra, ha egy növekvő vállalkozás működését indokolatlanul a könyvelő korlátai kezdik meghatározni. Például, ha ezeket hallja:
- „Ezt így nem tudjuk kezelni.”
- „Ilyen kimutatást nem tudunk adni.”
- „Ezt csak évente egyszer látjuk.”
- „Ha ő nincs, várnunk kell.”
Egy megfelelő méretű szolgáltatónak is vannak folyamatai és korlátai. A különbség az, hogy ezeknek a folyamatoknak a vállalkozás biztonságos működését kell támogatniuk, nem pedig akadályozniuk.
Ez azt jelenti, hogy könyvelőt kell váltani?
Nem feltétlenül.
Ha a fenti hét pontból egy-kettő ismerős, első lépésként érdemes lehet a jelenlegi könyvelővel beszélni. Lehet, hogy elegendő más kommunikációs rendet kialakítani, több információt kérni, módosítani az adatátadást, új digitális megoldást bevezetni, vagy pontosabban meghatározni a szolgáltatás tartalmát. Egy régóta jól működő könyvelői kapcsolat érték, ezért önmagában a vállalkozás növekedése nem indok a váltásra.
Más a helyzet, ha a cég igényei és a szolgáltató lehetőségei tartósan eltávolodtak egymástól. Ilyenkor érdemes időben megnézni az alternatívákat.
Mit kérdezzen egy új könyvelőtől?
Az áron kívül ezeket érdemes tisztázni:
- Hány fős szakmai csapat áll a kapcsolattartó mögött, és ki helyettesíti, ha nincs?
-
- Dolgoznak-e hozzánk hasonló méretű és működésű cégekkel? Egy 20 és egy 500 millió forintos árbevételű cég könyvelése ugyanis nem ugyanannak a feladatnak két különböző méretű változata.
- Hogyan történik az adatok és dokumentumok átadása? Az adatok és dokumentumok átadásának nincs egyetlen jó módja, mindegyiknek megvan az ára. A digitális átadás első ránézésre tűnhet egyszerűbb és gyorsabbnak, a cégnek viszont teherhet jelenthet, ha több száz bizonylatot be kell szkennelni. Ezen sokat segít, ha nem egyszerre, hanem folyamatosan szkennelnek, és a dokumentumok közös digitális tárhelyre kerülnek, ahol mindkét fél bármikor elérheti őket.
- Mi történik, ha év közben váltunk?
Az adózási jelzésekről, a vezetői információról és a NAV-megkeresések kezeléséről is fontos egyeztetni.
A jó könyvelési kapcsolat a céggel együtt fejlődik
Nincs olyan árbevételi határ, amely felett automatikusan nagyobb könyvelőirodára van szükség. A valódi kérdés az, hogy a jelenlegi háttér még megfelel-e annak a cégnek, amivé a vállalkozás időközben vált. Ha igen, érdemes megbecsülni és fejleszteni a kapcsolatot. Ha viszont a könyvelés egyre gyakrabban jelent korlátot, bizonytalanságot vagy információhiányt, nézzen alternatívákat, mielőtt sürgőssé válik a váltás.
Kinőtte cége a jelenlegi könyvelési megoldását?
Az Adószabászat Kft. elsősorban olyan szolgáltató és specializált nagykereskedelmi vállalkozások könyvelésével foglalkozik, amelyek éves árbevétele jellemzően 200–600 millió forint. Ügyfeleink személyes kapcsolattartót kapnak, aki mögött többfős szakmai szervezet és adótanácsadói háttér áll.
Ha át szeretné beszélni, hogy a jelenlegi megoldás megfelel-e még cége méretének és igényeinek, kérjen egy első egyeztetést.
